Jak wygląda współpraca z profesjonalną księgową

Korzyści płynące ze pracy z księgową można wyliczać do woli startując od rzetelności i terminowości obsługi, a zatrzymując się na przyjemnej atmosferze w ciągu wizyt. Dlatego warto zastanowić się na moment nad tym, w jaki sposób w rzeczywistości wygląda praca z księgową, czy istnieją wymagania wobec właściciela firmy oraz co przedsiębiorca zyskuje dzięki współpracy.

Misją biura rachunkowego jest dbanie o dobro klienta, aby odnosił jak największe korzyści w zakresie księgowości. Przyswojenie obowiązujących przepisów umożliwia księgowej ocenę, które ulgi i odliczenia przysługują klientowi oraz czy je stosuje. W ten sposób przedsiębiorcy posiadają możliwość optymalizacji wydatków jednocześnie stosując się do wszystkich zasad i praw. Biuro rachunkowe bezustannie sprawdza rotacje w przepisach, dlatego właściciel firmy zawsze może poprosić o pomoc lub z pytaniem, jeśli ustalone aktualizacje są trudne do przyswojenia. Nawet jeżeli biuro nie oferuje usług doradczych, przedsiębiorca zawsze może zapytać, jeśli czegoś nie rozumie. Warto zauważyć, że biuro rachunkowe, oferując usługę obsługi księgowej troszczy się o to, aby niezbędne rozliczenia zawsze były składane na czas, a dzięki nowoczesnym systemom informatycznym, większość powtarzających się procesów jest automatyzowana, a rozliczenia są skrupulatnie przygotowywane oraz sprawdzane. Tą metodą klienci nie muszą martwić się sprawami księgowymi a mogą poświęcić uwagę pozostałym obszarom działalności przedsiębiorstwa.

Ważnym elementem pracy z księgową jest stały kontakt bazujący na wspólnej relacji. Przedsiębiorca ma możliwość kontaktu z księgową w ważnych sprawach, ale istotne jest też to, aby właściciele firm również byli dostępni dla księgowej. Może być tak, że będzie konieczność, by coś wytłumaczyć lub omówić, z tego względu istotne jest, aby klienci nie obawiali się kontaktu z biurem rachunkowym. Jaka nie byłaby to sytuacja, celem księgowej jest wsparcie klienta. Jeśli jedna ze stron w danej chwili jest nieosiągalna, z pewnością uda się porozumieć w innym czasie. Dobry kontakt wpływa na łatwy przepływ wiadomości, dzięki czemu praca jest znacznie bardziej przyjemna.

Dobra atmosfera w relacji pomiędzy księgową, a klientem, cechująca się otwartością i zrozumieniem wpływa również na tworzenie zaufania. W ten sposób klienci bez oporu przekazują księgowym swoje sprawy oraz dokumenty, w zamian otrzymując terminową i rzetelną obsługę.

Podstawowe zasady pracy z księgową

Każda współpraca buduje się przez konkretne omówione z góry wytyczne, dzięki czemu obie strony wiedzą, czego się spodziewać oraz jakie potrzeby ma druga strona. Niezależnie od tego, czy do biura rachunkowego trafia klient, jaki dopiero chce założyć działalność gospodarczą czy klient, jaki prowadzi działalność przez lata, ale stawia na nowe biuro rachunkowe przejmujące jego księgowość, zawsze na starcie należy omówić zasady, które będą panowały w trakcie współpracy. Takie zatwierdzone odgórnie główne obszary są gwarancją, że nie pojawią się żadne wątpliwości.

Omówienie warunków pracy

Współpraca z każdą księgową opiera się o przygotowaną umowę, jednak nim dojdzie do jej podpisania, najpierw księgowa razem z klientem omawia warunki pracy. Pośród tych ustaleń znajdują się zasady współpracy opisujące dostępność obu stron do kontaktu, sposobu dostarczania, magazynowania oraz wyliczania dokumentów, właściwe terminy, które mają zostać przestrzegane, aby biuro rachunkowe miało wystarczającą ilość czasu, by wykonać odpowiednie rozliczenia, zanim upłynie ostateczny termin ich złożenia na przykład do US lub ZUS. W trakcie ustalania wytycznych współpracy z biurem rachunkowym ustalane są też opłaty za obsługę usług księgowych. Te koszty z reguły zależą od liczby dokumentów, ilości zatrudnionych osób, rozliczania VAT-u oraz podobnych kryteriów, które przekładają się na potrzebę zaangażowania księgowej. Kiedy niezbędne ustalenia zostaną omówione oraz zaakceptowane przez biuro i klienta, przygotowana zostanie specjalna umowa.

Umowa z księgową

Umowa z księgową opisuje wszystkie ustalenia, jakich biuro rachunkowe dokonało z przedsiębiorcą. W takiej umowie nie może znaleźć się nic, o czym nie byłoby mowy w czasie ustalania warunków pracy. W momencie podpisania umowy praca zostaje rozpoczęta i od teraz księgowa zobowiązuje się do wykonywania usług jak najlepiej stosując się do ustalonych wytycznych. Złamanie zatwierdzonych zasad może zakończyć się zerwaniem umowy też ze strony biura rachunkowego, jeśli klient nie pilnuje określonych zobowiązań.

http://www.biuro-rachunkowe-torun.eu/

Przesyłanie dokumentów

Podstawowym wśród najistotniejszych zobowiązań, które ciążą na kliencie, jest prawidłowe przekazywanie dokumentów . Z reguły zapisy umowne mówią kiedy klient ma udostępniać potrzebne dokumenty księgowe, aby wszelkie rozliczenia mogły zostać przesłane na czas. Dla przykładu w znacznej części biur rachunkowych niedopuszczalne jest, aby klienci udostępniali dokumenty księgowe w ostatecznym terminie  przesyłania rozliczeń oraz oczekiwali, że będą one przygotowane na czas. Przeważnie księgowe proszą, aby dokumenty księgowe trafiały do biura nie później niż 13 dnia miesiąca, aby znalazł się czas na dodanie ich do systemu, a następnie prawidłowe rozliczenie. W większości przypadków dokumenty księgowe można udostępniać drogą elektroniczną albo osobiście w siedzibie biura.

Przedstawicielstwo klienta przez ZUS i US

Sporo biur rachunkowych praktykuje przedstawicielstwo przedsiębiorców w instytucjach jak Urząd Skarbowy czy ZUS. Trzeba tylko nadać specjalne pełnomocnictwa, poprzez które księgowa zyska prawo reprezentowania właściciela firmy z patrzeniem na jego dobro.

Wsparcie z obszaru usług rachunkowych

Nawet jeśli księgowa nie oferuje usług doradczych, z pewnością zawsze udzieli informacji na niezbędne pytania lub wyjaśni dodawane do zasad przez rząd aktualizacje. To wskazuje, jak kluczowe jest dla biur rachunkowych, by współpraca z przedsiębiorcą była jak najbardziej owocna oraz dobra dla każdej ze stron. Opłaca się więc korzystać z usług biur rachunkowych.