Co sprawia, że warto mieć certyfikat kwalifikowany?
Profil zaufany a certyfikat kwalifikowany
Internet daje w tych czasach wiele możliwości, po przez niego można załatwić wiele spraw, też w kwestiach administracyjnych i urzędowych. Do tego można w głównej mierze stosować dwa rodzaje potwierdzania tożsamości: profil zaufany albo certyfikat kwalifikowany.
Obie te alternatywy stworzono do zastąpienia dotąd używanego podpisu własnoręcznego. Chociaż nie usuwają go całkowicie, dla znacznej ilości właścicieli firm stosowanie elektronicznych sposobów potwierdzenia tożsamości jest wygodniejsze i redukuje znaczną ilość czasu. Jak wiadomo troska o pozytywny wynik spraw m.in. urzędowych zwykle wiąże się z wypełnianiem wielu wniosków. Korzystanie z elektronicznych metod pozwala na zredukowanie czasu, jaki do tego momentu każdy musiał przeznaczyć, by dotrzeć do urzędu, często również poczekać w kolejce, a dopiero potem załatwić formalności. Dzięki profilowi zaufanemu i elektronicznemu podpisowi kwalifikowanemu, te same rzeczy można załatwić bez opuszczania domu lub biura.
Na co warto się zdecydować? Profil zaufany czy podpis kwalifikowany?
Na wstępnie od razu należy zauważyć, że certyfikat kwalifikowany zapewnia więcej możliwości w przeciwieństwie do profilu zaufanego. Wybierając pomiędzy profilem zaufanym, a e-podpisem warto na początek przemyśleć, jak będziemy go stosować. Profil zaufany można stosować tylko i wyłącznie w sprawach urzędowych np. do kontaktu z ZUS, ePUAP lub CEIDG. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany ma natomiast większe funkcje, z uwagi na co wielu właścicieli firm go wybiera. Kwalifikowany elektroniczny podpis jest wielofunkcyjny i potwierdza każdy plik, który można było dotychczas podpisywać ręcznie. To oznacza, że oprócz spraw z urzędu przez elektroniczny podpis kwalifikowany można sygnować również na przykład e-malie, umowy oraz transakcje ze wspólnikami biznesowymi.
Ważną różnicą pomiędzy profilem zaufanym, a e-podpisem jest to, że pierwszy z nich jest całkowicie bezpłatny, natomiast za certyfikat kwalifikowany należy zapłacić. Patrząc jednak na jego większe zastosowanie, warto rozważyć zakup. Kwalifikowany podpis będzie aktywny na okres roku, 2 lub 3 lat, ale można go bez problemu odnowić. Profil zaufany także ma swój odnawialny termin do 3 lat.
Jeżeli ktoś potrzebuje zaledwie kontaktu z administracją i urzędem, profil zaufany będzie całkowicie wystarczający. Z kolei e-podpis kwalifikowany staje się normą w biznesie. Nie biorąc pod uwagę kosztów – właściwie niewielkich, rozkładając cenę na pełen czas ważności podpisu – jego wykorzystanie jest tak potrzebne, że w co raz większej ilości firm stanowi bazę sprawnego działania . Zwłaszcza, że elektroniczny podpis kwalifikowany tworzony pod kontrolą współczesnych rozwiązań technicznych, zapewniających potwierdzone bezpieczeństwo.
Plusy posiadania elektronicznego podpisu kwalifikowanego
Obok identycznego zastosowania, jakie oferuje nam profil zaufany, podpis kwalifikowany pozwala również sygnowanie różnych innych innych dokumentów. Dla przykładu przez elektroniczny podpis kwalifikowany m.in. można podpisywać i generować deklaracje i sprawozdania do KRS i w systemie Płatnik, Jednolity Plik Kontrolny JPK, zatwierdzać kontrakty oraz brać udział w aukcjach i przetargach online. Oprócz tego pozwala na sygnowanie faktur i Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To zaledwie kilka przykładów. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany służy sygnowaniu wszelkich ważnych dokumentów i ma taką samą moc prawną co podpis odręczny.
Jak uzyskać osobisty e-podpis?
Certyfikaty kwalifikowane rozprowadzane są przez certyfikowanych dostawców przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Wśród szczególnie rozpoznawalnych jest certyfikat kwalifikowany Eurocert. Aby uzyskać podpis elektroniczny należy wykupić w jednym ze sklepów partnerskich Eurocert pakiet zawierający niezbędny sprzęt i program, przy tym określając, jak długo okres ważności certyfikat będzie nam potrzebny. Po otrzymaniu pakietu, należy zainstalować program do obsługi podpisu na wybranym komputerze, po czym udać się do siedziby partnera sprzedaży, gdzie odpowiedzialny pracownik zweryfikuje tożsamość nabywcy. Tylko w ten sposób e-podpis kwalifikowany będzie aktywny i możliwy do użycia. Dopełnienie formalności w siedzibie nie zajmuje więcej niż ok. 15 minut i trzeba na nie zabrać dokument tożsamości i potwierdzenie zakupu podpisu elektronicznego.
W jaki sposób korzystać z elektronicznego certyfikatu kwalifikowanego?
Od momentu instalacji programu na komputerze i aktywacji elektronicznego certyfikatu kwalifikowanego, przez potwierdzenie tożsamości, można korzystać z podpisu dowolnie. Sama obsługa programu nie powinna stanowić najmniejszego kłopotu. Wystarczy włączyć czytnik, włożyć kartę, a potem przez program widoczną opcją „podpisz” wstawić na przygotowany plik elektroniczny podpis, postępując zgodnie z dostępnymi możliwościami dotyczącymi formatu.
Chociaż osobisty e-podpis kojarzy się z przedsiębiorcami, jest on także dostępny dla prywatnych osób. Taki osobisty e-podpis zagwarantuje całkowite bezpieczeństwo i zgodność dokumentów zawartych z firmami, urzędami czy osobami prywatnymi.
